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公司报刊、邮件、函电收发制度  

2011-11-01 11:05:12|  分类: 管理 |  标签: |举报 |字号 订阅

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(一)全公司公私报刊、外来邮件、外发公启、函电由公司收发室负责收发。
(二)外发函、电要求。
1.各部门因公需外发函、电,经办人员应于每天下午6点以前将函件、电报底稿送到收发室,另填写挂号、平信、电报外发登记表。
2.每天下午6点以前,全公司收发室应将当月外发函、电清点,累计送交邮局寄发。
(三)外来邮件管理
1.外来邮件一律经公司收发室签收分发。
2.凡挂号、纸包、包裹单、汇款单、货运单等由收发室通知收件人到收发室当面签收。
3.一般公启函、电和公司内职工私人信件,由收发室开具清单分放到各单位信报箱内。
4.私人不明平信一律放到信架(信袋)内,由个人自取。
5.不论公私邮件收发室应随到随清,及时分发,不得丢失损坏,搁置延误,对国外来函应检封口、邮戳,如发现拆封或邮票被撕应拒绝签收,并向邮局反映,查明原由。
6.凡挂号信、汇款单、包裹单、货运单等的收件人,在收发室通知发出后,应随即到收发室领取邮单,并及时去邮局取款取件。超期罚款,收发室概不负责。
(四)报刊订购与收发。
1.报刊订购。
(1)订购时间:上半年、下半年
(2)订购手续:不论单位和个人,均需先到收发室查阅报刊目录,再将需要订购的报刊代号、名称、出版日期、单价、订购份数、期数填写清楚交收发员核对算价,确认无误后,当面缴款开票。公费订购报刊由收发员持订单到财务部门办理付款托收手续。归口管理报刊公费订购的单位除按上述要求填写预订单外,尚须填写报刊分发清单,详细写明各种报刊分发到哪些单位或领导。
2.报刊收发。
(1)收发员每天对邮局送来的报刊应对照邮局分送清单分类清点,发现有差错应及时登记并要求补缺退余。
(2)收发员收到邮局送来的报刊后应及时分发,不得耽搁延误。收发员清点分发报刊时间2小时,任何人不得进入收发室。
(3)每天分发到各单位信报箱的报刊应随附分发清单。
(4)各单位应固定专人按时领取报刊和公启函电。领取时,要对照分发清单清点检实签名,发现差错,应当面向收发员提出增补退换要求,并进行差错登记。当面未提出,则视为分发无差错。
(五)收发员应坚守工作岗位,节假日、星期日应有人值班,休星期日应采取换休形式。
(六)收发室内外应经常保持整齐清洁。
(七)收发室由办公室负责管理,其工作质量由办公室进行检查、考核,并承担责任。

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